Resume Aspek Manajemen

STUDI KELAYAKAN BISNIS

ASPEK MANAJEMEN

 

       A.    PERENCANAAN

Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu.

1.      Pendekatan dalam Membuat Perencanaan

Empat macam pendekatan utama dalam pembuatan suatu perencanaan :

a.       Pendekatan atas bawah ( tob-down)

Perencaan dengan ini dilakukan oleh pemimpin organisasi.Unit organisasi di bawah nya hanya melaksanakan hal-hal yang telah direncanakan.untuk perusahaan yang menganut system desentralisasi, pimpinan puncak memberikan pengarahan dan petunjuk kepada pemimpin cabang atau sejenisnya untuk menyusun rencana yang pada tahapannya akan ditinjau dan dikoreksi oleh pimpinan puncak sebelum disetujui untuk direalisasikan

b.      Pendekatan bawah atas ( botton-up)

Penecanaan dengan pendekatan dengan cara pemimpin puncak memberikan gambaran situasi dan kondisi yang dihadapi organisasi termasuk mengenai misi, tujuan, sasaran dan sumber daya yang dimiliki. Langkah selanjutnya memberikan kewenangan kepada manajemen di tingkat bawahnya untuk menyusun perencanaan

c.       Pendekatan campuran

Dalam kenyataan, relative sulit menemukan proses perecanaan yang murni atas-bawah atau bawah-atas. Yang sering ditemukan adalah kombinasi di antara keduanya walaupun dengan persentase yang relative. Dengan pendekatan ini pemimpin memberikan petunjuk perencaan organisasi secara garis besar sedangkan petunjuk perencanaan diorganisasi secara garis besar sedangkan perencaan detailnya diserahkan kepada kreativitas unit perusahaan di bawahnya dengan tetap mematuhi aturan yang ada

d.      Pendekatan kelompok

Perencaan di buat oleh sekelompok tenaga ahli dalam perusahaan, oleh karena itu di dalam perusahaan dibentuk semacam biro atau bagian khusus seperti biro perencanaan.

 

2.      Fungsi Perencanaan dan Rencana

a.       Fungsi utama dalam kegunaan perencanaan manajemen suatu organisasi:

b.      Penerjemah kebijakan umum

c.       Berupa perkiraan yang bersifat ramalan

d.      Berfungsi ekonomi

e.       Memastikan suatu kegiatan

f.       Alat koordinasi

g.      Alat/sarana pengawasan

 

3.      Macam-macam Perencanaan

Dilihat dari sisi jangka waktu ;

a.       Perencanaan jangka panjang, waktu sekitar 20--30 tahun ke depan, Negara kita menggunakan waktu 25 tahun untuk setiap tahap perencaan jangka panjangnya.

b.      Perencanaan jangka menengah, waktu sekitar 3 -- 5 tahun ke depan. Negara kita menggunakan waktu 5 tahunan untuk setiap perencaaan jangka menengah yang disebut dengan pembanguna lima tahun.

c.       Perencanaan jangka pendek, menjangkau waktu paling lama satu tahun

Dari sisi tingkat manajemen

a.       Perencanaan strategis, lebih berfokus pada bagaimana manajemen puncak menentukan visi, misi, falsafah dan strategi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan dalam jangka panjang

b.      Perencanaan operasional, berfungsi untuk memperjelas makna suatu strategi utama dengan identifikasi rincian yang sifatnya spesifik dan berjangka pendek, yang memiliki program-program kerja yang diimplementasikan dalam brntuk kegiatan usaha sehari-hari

 

 

4.      Program Kerja

Yaitu penyusunan suatu perencanaan jangka pendek dan penerapannya dalam bentuk program kerja perlu memperhatikan anggarannya. Teknik yang sudah umum dipakai, terutama dalam rangka mengoptimalisasi sumber daya organisasi yang akan digunakan, antara lain :

a.       Gantt Chart dan Gantt Milestone Chart,

b.      PERT ( program evaluation and review technique),

c.       PKT ( pola kerja terpadu)

d.      PIP ( performance improvement planning )

e.       APP ( analisis persoalan potensial )

 

5.      Anggaran

Anggaran adalah rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk periode tertentu di masa yang akan datang.

Dalam perencanaan anggaran dikenal 4 macam system, yaitu:

1)      System anggaran tradisional, Disusun berdasarkan jenis pengeluarannya .macam-macam anggaran yang umum dengan menggunakan system anggaran tradisional dalam suatu perusahaan kecil dalam bidang manufaktur ;

a)      Anggaran produksi

b)      Anggaran bahan baku

c)      Anggaran tenaga kerja

d)     Anggaran biaya overhead pabrik ( BOP)

e)      Anggaran variable

f)       Anggaran modal

g)      Anggrana piutang

h)      Anggaran kas

2)      System anggaran hasil karya, Disusun berdasarkan sasaran yang ingin di capai. Dalam komponen biaya ini, telah diperhitungkan biaya-biaya seperti gaji, sewa gedung dan pembelian bahan baku.

3)      System anggaran PPBS (planning programming budgedting system), Biasanya diterapkan pada perusahaan besar dan modern, termasuk dalam APBN yang dikelola pemerintah. Sistem ini merupakan system terpadu dan berorientasi pada program untuk membantu pimpinan membuat keputusan mengenai alokasi sumber-sumber yang serba terbatas melalui cara pemilihan alternative berdasarkan skala prioritas dan berupaya untuk pencapaian tujuan yang sudah ditentukan. Komponen yang perlu diperhitungkan ;

a)      Tujuan/sasaran yang harus dicapai

b)      Kelangkaan/keterbatasan sumber daya

c)      Cara/metode yang akan di tempuh

4)      System anggaran ZBB ( zero base budgeting), Merupakan pengembangan sistem PPBS yang mengacu kepada pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ( MBO-Management By Objective ).

 

        B.     PENGORGANISASIAN ( ORGANIZING )

Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

1.      Langkah pengorganisasian

a.       Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan organisasi agar sesuai dengan misi dan visinya

b.      Membagi beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang

c.       Mengkombinasikan pekerjaan anggota organisasi dengan cara yang logis dan efisien

d.      Menetapkan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis

e.       Memantau efektvitas organisasi dan mengambil langkah-langkagh penyesuaian untuk mempertahannkan atau menngkatkan efektivitas.

2.      Asas organisasi

a.       Perumusan tujuan organisasi

b.      Departemenisasi

c.       Pembagian kerja

d.      Koordinasi

e.       Pelimpahan wewenang

f.       Rentang kendali

g.      Jenjang organisasi

h.      Kesatuan perintah

i.        Fleksibel

 

3.      Sruktur organisasi

Ada empat elemen dalam struktur organisasi, yaitu:

a.       Spesialisasi aktivitas

b.      Standarrisasi aktivitas

c.       Koordinasi aktivitas

d.      Besar unit kerja

 

4.      Factor penentu struktur organisasi

Ada beberapa factor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan struktur organisasi, yaitu:

a.       Strategi dan struktur organisasi

b.      Teknologi sebagai penentu struktur

c.       Manusia sebagai penentu struktur

d.      Ukuran dan struktur

 

5.      Bentuk organisasi

a.       Organisasi garis, yaitu bentuk struktur organisasi yang paling sederhana. Ciri-cirinya:

1) jumlah karyawan relatif sedikit,

2) organisasi relatif kecil,

3) karyawan saling mengenal secara akrab,

4) spesialisasi kerja masih relatif rendah.

b.      Organisasi fungsional, ciri-cirinya adalah setiap atasan mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan yang ada, sepanjang perintah tersebut masih ada hubungannya dengan fungsi yang dimiliki atasan.

c.       Organisasi garis dan staf

d.      Organisasi gabungan, struktur organisasi ini merupakan bentuk dari kombinasi struktur organisasi yang telah dibahas sebelumnya, sehingga bentuk strukturnya dapat berupa gabungan dari organisasi dan staf, garis dan fungsional, fungsional dan staf atau  kombinasi ketiganya.

e.       Organisasi matriks, biasanya struktur ini digunakan pada organisasi yang memiliki pekerjaan yang relatif besar, dengan permasalahan yang cukup komplek.Kondisi semacam ini diperlukan penanganan yang tepat, baik dari segi waktu, tenaga maupun biaya yang dibutuhkan. Dalam struktur organisasi ini, bawahan bisa memiliki atasan yang lebih dari satu orang atasan, sehingga mereka dibawah dua jalur wewenang, dengan kata lain mempunyai dua rantai perintah, yang satu bersifat vertikal, dan yang lainnya horizontal.

6.      Prestasi organisasi

Konsep yang disarankan oleh peter drucker, salah seorang penulis manajemen yang sangat popular menyatakan bahwa prestasi manajer dapat diukur dalam dua bentuk konsep yaitu; Efisiensi, berarti: melakukan kerja dengan benar dan Efektivitas, berarti melakukan kerja yang benar.

 

       C.    PENGGERAKAN ( ACTUATING )

Aspek penggerakan (actuating) / pengkoordinasi yang juga merupakan bagian dari manajemen, hendaknya diperkirakan juga apakah dalam manajemen proyek maupun manajemen implementasi bisnis, kelak dapat berjalan baik, sehingga ia dapat dinyatakan layak. Menyusun agar penggerakan ini dapat berjalan dengan baik, hendaknya dikaji dari beberapa sisi, seperti: fungsi penggerakan yang harus terpenuhi, serta sikap dan perilaku seorang pemimpin yang hendaknya memiliki kriteria agar ia dapat menggerakkan bawahannya. syarat untuk penggerakandi pandang akan terpenuhi,maka dapat di rekomendasikan bahwa dari sisi penggerakan dapat di nyatakan layak .

1)      Fungsi penggerakan

Fungsi penggerakan yang pokok dalam manajemen adalah ;

a.       Mempengaruhi seseorang supaya bersedia menjadi pengikut

b.      Melakukan daya tolak pada seseorang

c.       Membuat seseorang atau orang-orang suka mengerjakan tugas dengan lebih baik

d.      Mendapatkan, memelihara dan memupuk kesetiaan pada pimpinan, tugas dan organisasi tempat mereka bekerja

e.       Menanamkan, memelihara dan memupuk rasa tanggung jawab seseorang atau orang-orang terhadap Tuhanya Negara dan masyarakat.

2)      Kepemimpinan

Kepemimpinan di artikan oleh Stoner adalah sebagai suatu proses mengenai pengarahan dan usaha untuk mempertahankan kegiatan yang berhubungan dengan anggota kelompok.

Menurut chapman yang dikutip Dale Timpe lima landasan kepemimpinan yang kokoh adalah ;

a.       Cara berkomunikasi

b.      Pemberian motivasi

c.       Kemampuan memimpin

d.      Pengambilan keputusan

e.       Kekuasaan yang positif

 

       D.    PENGENDALIAN ( CONTROLLING ),

Pengemgalian,sebagai salah satu faktor manajemen,hendaknya juga di analisis untuk mendapatkan jawaban apakah dari sisi ini rencana manajemen untuk pembangunan maupun pengimplementasian bisnis di nyatakan layak atau sebaliknya.

Fungsi pokok pengendalian adalah sebagai berikut:

a.       Mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan atau kesalahan dengan melakukan pengendalian secara rutin disertai adanya ketegasan-ketegasan dalam pengawasan

b.      Meperbaiki berbagai penympangan yang terjadi

c.       Mendinamisasaikan organisasi

d.      Mempertebal rasa tanggung jawab, Agar fungsi pengendalian manajemen dapat berjalan dengan baik, perlu diperhatikan prinsip-prinsipnya yang di antaranya adalah sebagai berikut:

e.       Pengendalian hendaknya direncanakan dengan baik agar paling tidak dapat mengukur apakah proses pengendalian yang dilakukan berhadil atau tidak

f.       Dapat merefleksikan sifat pengawasan yang unik dari bidang-bidang yang diawasi

g.      Pelaporan penyimpangan dlakukan dengan segera

h.      Pengawasan harus bersifat fleksibel, dinamis dan ekonomis

i.        Dapat merefleksikan pola kerja unit organisasi

j.        Dapat menjamin berlakukannya tindakan korektif

 

1.      Jenis-jenis pengendalian

1)      Metode pengendalian pendahuluan

2)      Metode pengendalian bersama

3)      Metode pengendalian umpan balik

 

2.      Sistem pengendalian yang efektif

Ciri-ciri system pengendalian yang efektif

1)      Akurat, melakukan evaluasi perihal ketepatan informasi yang diterima.

2)      Tepat waktu, informasi segera dimanfaatkan untuk mengambil tindakan yang tepat terhadap suatu masalah agar terjadi perbaikan.

3)      Objektif dan komprehesif, informasi yang akan digunakan untuk pengawasan harus dapat dipahami dan dianggap obyektif.

4)      Dipusatkan pada titik pengendalian strategis, pengendalian dipusatkan pada area dimana kemungkinan terjadinya penyimpangan reatif banyak, juga pada area dimana tindakan koreksi dilaksanakan secara tepat waktu agar efektif.

5)      Ekonomis, pengeluaran hendaknya minimal dengan hasil yang optimal.

6)      Realistis dari sisi organisasi, dapat digabungkan dengan realitas organisasi.

7)      Fleksibel,Dewasa ini hamper semua organisasi berada pada lingkungan yang tidak stabil sehingga perubahan-perubahan yang terjadi perlu di antisipasi.

8)      Perspektif, sistem pengawasan yang efektif harus dapat mengidentifikasi tindakan korektif apa saja yang perlu di ambil

9)      Diterima oleh anggota organisasi, sistem pengendalian dapat menghasilkan prestasi kerja yang tinggi dikalangan para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki otonomi, tanggung jawab dan kesempatan untuk mencapai kemajuan.

 

      E.     MENGAKHIRI PEMBANGUNAN PROYEK BISNIS

Langkah-langkah mengakhiri proyek bisnis :

1.    Menetapkan organisator terminasi proyek untuk mengorganisasikan penutupan proyek.

a.       Menentukan manajer terminasi

b.      Menentukan tim terminasi untuk pembantu manajer

2.    Mengadakan pertemuan untuk mempersiapkan proses terminasi

3.    menyiapkan laporan dari masing-masing personil terminasi proyek.

4.    Mengakhiri semua dokumen finansial,selesaikan semua persoalan pembayaran atas biaya-biaya,dan menyiapkan laporan financial penutupan proyek.

5.    Akhiri semua perintah kerja,kontrak,persetujuan,danout standing supplier.

6.    Lengkapi semua dokumen dengan semua pihak yang terkait,lalu setujui.

7.    Tutup semua bagian proyek dan mengembalikan semua perlengkapan proyek.

8.    Lakukan pos audit atas selesainya proyek,melengkapi laporan final,ajukan pada klien.

9.    Membuat pernyataan persetujuan dari klien bahwaproyek selesai di kerjakan.

10.  Tutup semua bagian fisik proyek dan lakukan pemutusan hubungan kerja bagi staf proyek yang masih tersisa.

 

Ada beberapa format yang dapat di gunakan untuk laporan final,meliputi ;

a.       Kinerja dari proyek

b.      Pengorganisasian dan administrasi proyek

c.       Tehnik yang di gunakan untuk menyelesaikan hasil proyek

d.      Menentukan kekuatan dan kelemahan proyek

e.       Rekomendasi dari manajer proyek dan tim untuk kelangsungan proyek tersebut.

 

        F.    IMPLEMENTASI PADA SKB

1.      Perencanaan.Hendaknya SKB dapat menilai perencanaan dari sisi pendekatan yang di gunakan,dari sisi jangka waktu,dan dari sisi tingkatan manajemen.

2.      Pengorganisasian.Hendaknya SKB dapat mengkaji apakah langkah-langkah pengorganisasian di dalam dua kegiatan pokok di atas dapat di rencanakan dan di perkirakan akan berjalandengan baik.

3.      Pengerakan.Hendaknya SKB dapat mengkaji fungsi manajemen yang lain,yaitu pengerakan ( actuating ),apakah layak atau tidak layak.

4.      Pengendalian.Hendaknya SKb mampu mengkaji aspek pengendalian bagi kedua kegiatan pokok ini,sehingga dapat di ambil keputusan layak atu tidak layaknya atas aspek ini.

5.      Mengakhiri pembangunan proyek.Hendaknya SKB mampu mengkaji agar teknisimplementasi atas penyelesaian proyek,sebelumdi lanjutkan pada implementasi bisnisnya,dapat di rencanakan dengan baik.

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Umar Husein. Studi Kelayakan Bisnis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama ,2001.